Nếu bạn đang băn khoăn về quy trình tạo một khóa học tương tác cho nhân viên mới, giúp họ hiểu rõ hơn về văn hóa công ty, sản phẩm chiến lược hay định hướng lâu dài của công ty, thì đây là bài viết dành cho bạn.
Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn từng bước để tận dụng các khả năng của ActivePresenter giúp tạo ra các khóa học tương tác cao cho nhân viên mới của công ty nhanh chóng và hiệu quả. Việc tạo khóa học tương tác cho nhân viên mới sẽ giúp công ty bạn tiết kiệm chi phí đáng kể, đồng thời nâng cao hiệu quả đào tạo so với phương pháp đào tạo truyền thống.
Trước khi bắt đầu, đừng quên tải và cài đặt ActivePresenter trên máy tính của bạn đã nhé! Với ActivePresenter, một công cụ eLearning chuyên nghiệp, bạn sẽ có thể làm được nhiều thứ chứ không chỉ có khóa đạo tạo nhân viên đâu nhé!
Bước 1: Xây dựng nền tảng – Lập kế hoạch và phác thảo nội dung
Trước khi mở ActivePresenter, bước quan trọng nhất là lập kế hoạch tỉ mỉ. Hãy coi đó như việc xây dựng bản thiết kế cho hành trình onboarding nhân viên mới của bạn. Bước này cực kỳ quan trọng vì nó sẽ quyết định thời gian, nhân sự và chi phí bạn cần để tạo một khóa học thành công.
- Xác định mục tiêu học tập rõ ràng: Chính xác thì nhân viên mới của bạn nên biết và có thể làm gì sau khi hoàn thành khóa học? Hãy cụ thể và có thể đo lường được. Ví dụ, thay vì “hiểu văn hóa công ty”, hãy đặt mục tiêu “xác định và trình bày các giá trị cốt lõi của công ty”.
- Chia nhỏ: Xác định các chủ đề onboarding chính: Onboarding có nhiều khía cạnh. Hãy chia nó thành các mô-đun hợp lý, dễ hiểu. Hãy xem xét các lĩnh vực tiềm năng sau:
- Chào mừng và Tổng quan về Công ty: Lịch sử, sứ mệnh, giá trị và văn hóa tổng thể của công ty bạn.
- Giới thiệu nhóm và phòng ban: Ai là ai và cách các nhóm khác nhau hợp tác.
- Chính sách và quy trình cần thiết: Hướng dẫn nhân sự, giao thức làm việc, tiêu chuẩn giao tiếp giữa các phòng ban như thế nào.
- Đào tạo chuyên biệt về công việc: Nhiệm vụ, trách nhiệm và các kỹ năng cần thiết tùy theo vị trí cụ thể của nhân sự.
- Công cụ và công nghệ: Phần mềm, nền tảng và hệ thống nội bộ.
- Bảo mật thông tin và an toàn: Quy định, đạo đức và an toàn nơi làm việc.
- Thu thập tài nguyên của bạn: Tập hợp tất cả các tài liệu, bài thuyết trình, video hiện có và bất kỳ tài liệu liên quan nào khác. Có mọi thứ ở một nơi sẽ hợp lý hóa quy trình tạo nội dung.
- Tạo cấu trúc mạch lạc: Sắp xếp các chủ đề của bạn theo một luồng hợp lý. Hãy nghĩ về một sự tiến triển tự nhiên của thông tin, bắt đầu từ những điều cơ bản và dần dần chuyển sang các chi tiết cụ thể hơn.
- Lên kế hoạch đánh giá của bạn: Làm thế nào để bạn đánh giá mức độ hiểu biết? Bạn sẽ sử dụng câu đố, kiểm tra kiến thức sau mỗi mô-đun, hay các kịch bản tương tác? Quyết định phương pháp đánh giá của bạn từ sớm.
Khóa học của bạn không nhất thiết phải bao gồm tất cả các thông tin trên vì mỗi công ty sẽ có những yêu cầu khác nhau cho nhân viên của mình.
Bước 2: Thiết lập dự án của bạn trong ActivePresenter
Bây giờ là lúc để đi sâu vào ActivePresenter và thiết lập dự án của bạn. Dựa trên thông tin đã xác định được ở bước 1, bạn có thể bắt đầu khởi tạo dự án với phần mềm ActivePresenter. Có nhiều cách để bắt đầu, nhưng để tiết kiệm thời gian, bạn có thể tận dụng các mẫu khóa học sẵn có trong ActivePresenter để bắt đầu.
Với hơn 15 năm làm nội dung đào tạo, thư viện khóa học mẫu của ActivePresenter khá đầy đủ cho nhiều mục đích khác nhau. Các bạn có thể tham khảo thêm các dự án demo ở đây!
Sau khi chọn được dự án mẫu để bắt đầu, đừng quên thiết kế lại chủ đề, kích thước dự án, thậm chí chuyển đổi dự án cho một nền tảng thành dự án thiết kế đáp ứng (responsive design). Đây là một thao tác quan trọng vì nó sẽ quyết định các tùy chọn xuất bản khóa học của bạn sau này. Để hiểu rõ hơn phần này, bạn có thể tham khảo video hướng dẫn dưới đây của chúng mình:
Bước 3: Đưa nội dung vào khóa học – Tích hợp nội dung và phương tiện
Sau khi các bạn tạo xong một dự án trống với ActivePresenter, bây giờ là lúc đưa nội dung vào khóa học. Đây là nơi nội dung onboarding của bạn trở nên sống động hơn. Với ActivePresenter, bạn có rất nhiều lựa chọn khác nhau để sáng tạo nội dung đào tạo như:
- Ghi màn hình: Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích để tạo các video hướng dẫn sử dụng phần mềm, quy trình làm việc, hoặc bất kỳ thao tác nào trên máy tính. Bạn có thể ghi lại toàn bộ màn hình, một vùng nhất định, hoặc một cửa sổ ứng dụng cụ thể, webcam của bạn. ActivePresenter cho phép bạn chỉnh sửa video đã ghi một cách chuyên nghiệp, thêm chú thích, hiệu ứng phóng to/thu nhỏ, cắt ghép, và nhiều hơn nữa.
- Ghi âm: Bạn có thể ghi âm lời thuyết minh trực tiếp vào bài giảng, giúp truyền tải thông tin một cách rõ ràng và sinh động hơn. ActivePresenter hỗ trợ chỉnh sửa âm thanh, loại bỏ tạp âm và điều chỉnh âm lượng.
- Chèn Video và Audio: Ngoài việc ghi âm/ghi hình trực tiếp, bạn cũng có thể dễ dàng chèn các tập tin video và audio có sẵn vào bài giảng của mình. Điều này rất tiện lợi nếu bạn đã có các tài nguyên đa phương tiện chất lượng cao từ trước.
- Chèn Hình ảnh: Hình ảnh đóng vai trò quan trọng trong việc minh họa nội dung và làm cho bài giảng trở nên trực quan hơn. ActivePresenter hỗ trợ nhiều định dạng ảnh và cho phép bạn tùy chỉnh kích thước, vị trí, và thêm hiệu ứng.
- Tạo Slide và Trang chiếu: Bạn có thể tự do thiết kế các slide với văn bản, hình ảnh, hình khối và các đối tượng khác. Giống như PowerPoint, nhưng ActivePresenter còn mạnh mẽ hơn trong việc tạo các tương tác và kịch bản phức tạp.
- Thêm Câu hỏi tương tác: Đây là điểm mạnh vượt trội của ActivePresenter. Bạn có thể thêm nhiều loại câu hỏi khác nhau như trắc nghiệm (Multiple Choice), điền vào chỗ trống (Fill in Blanks), kéo thả (Drag-n-Drop), đúng/sai (True/False), và nhiều loại khác để đánh giá kiến thức của nhân viên. Các câu hỏi này giúp khóa học trở nên tương tác hơn và giữ chân người học.
- Tạo game tương tác giúp nhân viên của bạn hứng thú hơn trong quá trình học tập.
Bằng cách kết hợp linh hoạt các lựa chọn này, bạn có thể tạo ra những khóa học onboarding cho nhân viên không chỉ cung cấp thông tin mà còn thu hút, tương tác và hiệu quả.
Bước 4: Đóng Gói Khóa Học với ActivePresenter
Khi bạn đã hoàn thành việc tạo nội dung, chỉnh sửa và thêm các tương tác vào khóa học của mình trong ActivePresenter, bước cuối cùng là xuất bản (Export) nó ra các định dạng phù hợp để phân phối. ActivePresenter hỗ trợ nhiều định dạng đầu ra khác nhau, giúp bạn linh hoạt trong việc chia sẻ bài giảng của mình:
HTML5:
- Mô tả: Đây là định dạng xuất bản phổ biến nhất và được khuyến nghị cho các khóa học eLearning hiện đại. HTML5 cho phép khóa học của bạn chạy mượt mà trên hầu hết các trình duyệt web và thiết bị di động (máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh) mà không cần cài đặt thêm plugin nào.
- Ưu điểm: Tương thích đa nền tảng, hỗ trợ đầy đủ các tương tác, câu hỏi, và đa phương tiện. Tối ưu cho trải nghiệm người dùng trên mọi thiết bị.
- Sử dụng khi: Bạn muốn phân phối khóa học trực tuyến qua website, hệ thống quản lý học tập (LMS), hoặc qua email để người dùng xem trực tiếp trên trình duyệt.
SCORM (Sharable Content Object Reference Model):
- Mô tả: SCORM là một chuẩn quốc tế để đóng gói nội dung eLearning. Khi xuất bản sang SCORM, ActivePresenter sẽ tạo ra một gói file ZIP chứa khóa học của bạn cùng với các thông tin theo dõi tiến độ của học viên (ví dụ: điểm số, thời gian học, hoàn thành hay chưa).
- Ưu điểm: Khả năng tương thích cao với hầu hết các hệ thống LMS (Learning Management System) như Moodle, Blackboard, Canvas, v.v. Giúp bạn theo dõi và quản lý quá trình học tập của học viên một cách hiệu quả.
- Sử dụng khi: Bạn cần tích hợp khóa học vào một hệ thống LMS để theo dõi hoạt động học tập của học viên, đánh giá kết quả và quản lý khóa học chuyên nghiệp. ActivePresenter hỗ trợ SCORM 1.2 và SCORM 2004.
xAPI (Experience API) / Tin Can API:
- Mô tả: xAPI là một chuẩn mới hơn SCORM, linh hoạt hơn và cho phép theo dõi nhiều loại trải nghiệm học tập đa dạng hơn, không chỉ giới hạn trong hệ thống LMS truyền thống.
- Ưu điểm: Khả năng theo dõi chi tiết hơn, có thể ghi lại các hoạt động học tập diễn ra cả bên ngoài LMS (ví dụ: học trên ứng dụng di động, học offline).
- Sử dụng khi: Bạn cần theo dõi các trải nghiệm học tập phức tạp và đa dạng hơn, hoặc khi hệ thống LMS của bạn hỗ trợ xAPI.
Video:
- Mô tả: ActivePresenter cho phép bạn xuất bản khóa học dưới dạng các định dạng video phổ biến như MP4, AVI, WMV, WebM, MKV. Các tương tác và câu hỏi sẽ được “ghi hình” lại dưới dạng video mà không còn tương tác được nữa.
- Ưu điểm: Dễ dàng chia sẻ qua các nền tảng video (YouTube, Vimeo), phát lại trên mọi thiết bị có trình phát video.
- Sử dụng khi: Bạn muốn tạo một video hướng dẫn, bài giảng dạng video để chia sẻ rộng rãi mà không cần theo dõi tương tác hay điểm số. Thích hợp cho các khóa học dạng trình bày hoặc minh họa.
Tài liệu PDF / Microsoft Word / Microsoft Excel:
- Mô tả: Bạn có thể xuất bản nội dung của các slide thành tài liệu PDF, Word hoặc Excel. Nội dung văn bản, hình ảnh sẽ được chuyển đổi sang định dạng tài liệu, thường là để in ấn hoặc đọc offline.
- Ưu điểm: Dễ dàng in ấn, phân phối tài liệu đọc, hoặc cung cấp tài liệu tham khảo cho học viên.
- Sử dụng khi: Bạn muốn cung cấp một bản tóm tắt, tài liệu học tập bổ sung, hoặc phiên bản in ấn của khóa học.
Tài liệu PowerPoint (Microsoft PowerPoint):
- Mô tả: ActivePresenter cho phép bạn xuất các slide sang định dạng PowerPoint (.pptx), giữ lại phần lớn nội dung và định dạng.
- Ưu điểm: Thuận tiện nếu bạn cần chỉnh sửa thêm trong PowerPoint hoặc muốn sử dụng các slide để thuyết trình trực tiếp.
- Sử dụng khi: Bạn đã có sẵn một bài thuyết trình PowerPoint và muốn đưa các slide đó vào ActivePresenter để làm phong phú thêm, hoặc ngược lại, muốn xuất nội dung từ ActivePresenter ra PowerPoint.
Bước 5: Phát Hành Khóa Học
Sau khi đã tạo, chỉnh sửa, và đóng gói khóa học với ActivePresenter, giờ là lúc đưa nó đến tay người học. Việc phát hành khóa học sẽ tùy thuộc vào cơ sở hạ tầng mà công ty bạn đang sử dụng:
Phát Hành qua Hệ thống LMS (Learning Management System)
Nếu công ty bạn đã có sẵn một hệ thống LMS nội bộ (như Moodle, Canvas, SharePoint LMS, hay một nền tảng tùy chỉnh), đây là phương án được khuyến nghị hàng đầu.
- Tải lên gói SCORM/xAPI: Hãy tải lên gói khóa học đã được xuất bản dưới định dạng SCORM (phiên bản 1.2 hoặc 2004) hoặc xAPI (Tin Can API) mà bạn đã tạo ở Bước 4. Các định dạng này cho phép LMS theo dõi chặt chẽ tiến độ, điểm số, và các hoạt động tương tác của học viên. Điều này cực kỳ hữu ích cho việc quản lý, đánh giá hiệu quả đào tạo, và cấp chứng chỉ sau này.
- Lợi ích: Đảm bảo tính chuyên nghiệp, dễ dàng quản lý người học, theo dõi báo cáo chi tiết, và tích hợp liền mạch vào quy trình đào tạo của công ty.
Phát Hành Không dùng LMS
Trong trường hợp công ty bạn chưa có hệ thống LMS hoặc chỉ cần phân phối nhanh chóng các khóa học không yêu cầu theo dõi chặt chẽ:
- HTML5: Nếu bạn đã xuất bản ra định dạng HTML5, bạn có thể tải toàn bộ thư mục HTML5 lên một máy chủ web (web server) hoặc đơn giản là chia sẻ các file này qua email hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây. Người dùng chỉ cần mở file index.html bằng trình duyệt web là có thể xem được khóa học. Tuy nhiên, bạn sẽ không thể theo dõi tiến độ của họ một cách tự động.
- Video: Đối với các khóa học được xuất bản dưới dạng video (MP4, AVI, v.v.), bạn có thể tải lên các nền tảng chia sẻ video như YouTube, Vimeo, hoặc lưu trữ trên Google Drive, Dropbox và chia sẻ đường link. Phương pháp này rất đơn giản để phân phối, nhưng cũng giới hạn khả năng tương tác và theo dõi.
Lưu Dự án ActivePresenter
Một điều cực kỳ quan trọng mà tôi muốn nhấn mạnh là: Luôn lưu trữ file dự án ActivePresenter gốc (.approj) của bạn ở một nơi an toàn. Đừng quên lưu trữ dự án ActivePresenter và tất cả dữ liệu của dự án ở cùng một nơi.
- Dễ dàng chỉnh sửa: File .approj chứa tất cả các lớp, đối tượng, hiệu ứng, và logic tương tác mà bạn đã xây dựng. Nếu sau này bạn cần cập nhật nội dung, sửa lỗi, hoặc thêm tính năng mới, việc có file dự án gốc sẽ giúp bạn thực hiện mọi thay đổi một cách dễ dàng và nhanh chóng.
- Tránh làm lại từ đầu: Nếu bạn chỉ giữ file đã xuất bản (HTML5, SCORM, Video) mà không có file dự án, bạn sẽ phải làm lại từ đầu nếu muốn chỉnh sửa đáng kể.
- Lưu ý: Hãy đặt tên file dự án rõ ràng, có phiên bản (ví dụ: KhoaHocOnboarding_v1.approj, KhoaHocOnboarding_v2.approj) để dễ quản lý.
Kết luận
Với các tính năng mạnh mẽ và giao diện trực quan của ActivePresenter, bạn có thể dễ dàng tạo ra một khóa đào tạo nhân viên mới dễ dàng, nhanh chóng.
Bạn đã sẵn sàng nâng tầm quy trình onboarding của mình chưa? Tải xuống bản dùng thử ActivePresenter miễn phí ngay hôm nay và bắt đầu tạo ra những trải nghiệm học tập hấp dẫn cho các thành viên mới trong nhóm của bạn!